資格試験などの申込書で、業務内容などを書かなければならない場合があります。
例えば、技術士二次試験の受験申込書は、そのような形になっています。
この他にも就職関連の書類や入学願書などで志望動機などを記入する場合もあるかと思います。
そんな提出重要書類は、１度第三者に確認してもらうことをお勧めします。
今回は、なぜそう思ったのかを書いていこうと思います！
重要書類だからこそ見直しは大切
重要書類を作成するときには、気を付けながら作成している人がほとんどだと思います。
何度も何度も見直し、誤字脱字などがないかチェックをしているのではないでしょうか？
手書きの場合は、何度も下書きをし清書をしているでしょう。
パソコンで作る場合も、プリントアウトしてチェックしたりしていると思います。
重要であればあるほど、よ～くチェックしているでしょう。
しかし、自分で作った書類は、自分でチェックしてもミスの見逃しが起こります。
なぜなら、自分の作った書類を客観的に見ることは難しいですし、言葉の言い回しも、自分が正しいと思いこんで使っている場合は、いくらチェックしても間違いだとは気がつきません(汗)
そんな場合は、どうしたらいいのでしょうか。。。
第三者にチェックしてもらおう！
そんな時は、第三者にチェックしてもらうのがいいと思います。
当事者でない人の、目でチェックしてもらうと、今まで発見できなかったミスが見つかる場合もあります。
今回、私自身、旦那の技術士二次試験の受験申込書のチェックを頼まれました。
私自身、理系でも技術関係に関しても何も知識はありません。
ぶっちゃけ、書いてある内容はいまいち理解できていませんが、それでも「てにをは」などの助詞や接続しなどがおかしかったりしたら気がつきます。
もちろん、タイプミスも気がつきます。
さらに、文章の言い回しもおかしかったりすれば、気がつきます。
さっそく、旦那の書類をチェックしてみました。
旦那に頼まれ、書類チェック開始！
旦那から、「ちょっと、書類に誤字脱字がないか見てくれん？」と頼まれました。
「文章の内容とかは分からんから、言い回しの変なところしかチェックできんけどいいの？」というと、「それで、いいよ。助詞とか変なところが無いか見てみて」と言われました。
実際に読んでみます。
案の定、書いてある業務内容などは、ほとんど理解できませんでした(笑)
まずは、目で文章を追う黙読をしました。
おかしなところはなさそうです。
２度目は、声に出して音読してみました。
すると、助詞のおかしなところを発見！！
さらに、続けて読んでいくと、変な言い回しの箇所も発見！
結局、旦那の受験申込書をチェックして、合計４か所のミスを発見しました。
気になるおかしな箇所を赤でチェックして旦那に渡します。
旦那も印刷して持って帰る前に、チェックをしていたとは思いますが、それでも４か所のミスがありました。
やはり人間は、自分が作成した書類を客観的にチェックできないのかもしれませんね。
このように、やはり重要な書類は提出前に第三者にチェックしてもらうのが良いと思います！
もし、自分がチェックを頼まれたら音読しよう！
では、もし自分が他の人から、書類のチェックをお願いされた場合はどうでしょうか。
その場合は、出来る限り声に出して読む「音読」をしてチェックするのがいいかと思います。
黙読の方が、早くチェックできますが、気がつかないうちに、さっと飛ばして読んでいる場合があるかもしれません。
音読ならば、書いてある文字を１つ１つおうので、間違いに気がつきやすいと思います。
勿論、チェックする書類の量で、出来ない場合もあるかと思いますが。。。
私自身、黙読時には気がつかなかったミスに、音読することで気がつくことが出来ました。
もし誰かから、書類のチェックを頼まれた場合は、是非音読をしながらチェックすることっをお勧めします！
